Ha mediado de noviembre casi todas las empresas suelen buscar opciones para celebrar las fiestas navideñas y cierre de fin de año. El 20 de diciembre del 2024 no iba a ser la excepción para la Nevera Fit. Tuve 2 reuniones virtuales con la gerente de recursos humanos, quien era la encargada de ese evento. Con ella coordinaba todos los detalles y protocolos para ese día. Lo que solicitó puntualmente fueron 3 servicios: DJ en vivo, luces led para ambientar el lugar y Barra móvil. Bajo ese concepto, ya no les recomendé un servicio adicional… ¡ERROR! Si pudiera retroceder el tiempo, le hubiese sugerido añadir un animador(a) para que lleve a cabo el protocolo del evento. Pero volviendo a la realidad del momento, no lo hice.
Llego el día y ya me encontraba lista con todo mi staff para dirigirnos a Surco. Llegamos temprano para instalar y armar la cabina de DJ, luces, probar audio, armar la barra móvil, preparar insumos, organizar materiales, entro otros detalles importantes. Alrededor de las 7:00 pm comenzaron a llegar los colaboradores de las diferentes sedes, también, llegaron Alexandra Venturo, el gato Cuba, sus hijas y algunos otros familiares de Alexandra. Dimos por aperturado el evento con las palabras de los gerentes de la empresa. Así se fue dando a cabo el protocolo ensayado en las reuniones previstas.
A medida que fue pasando el tiempo, el ambiente se sentía tenso, no era suficiente la música bailable ni las buenas mezclas del DJ. Simplemente, los colaboradores estaban cohibidos y algo avergonzados, casi todos con sus teléfonos en mano. Ahí aterricé: mi sugerencia hubiese sido crucial. Un animador (a), como su propio nombre, ayuda a romper el hielo y la tensión de un lugar, convirtiéndolo en uno ameno y divertido.
En ese momento no lo pensé 2 veces, agarre un micrófono y como yo soy animadora, empecé a hacer dinámicas para romper el hielo con el público, incluido el gato Cuba, Ale y toda su familia, fue un momento bastante divertido, las risas no faltaron, los juegos mucho menos. Después de 15 minutos de interactuar con ellos, todo el ambiente se tornó amigable, ameno y de mucha alegría. Pude entrevistar al gato cuba y sacar fotos con él. Por otro lado, Alexandra posteo Stories en las redes sociales etiquetándonos y recomendando los servicios que ofrecemos.
A base de mi experiencia con este evento, estas son mis recomendaciones:
- Tú eres el especialista, por ende ten la libertad de sugerir y recomendar los servicios que sean necesarios.
- Siempre ten un plan B, mejor dicho debes estar preparado para solucionar cualquier tipo de inconveniente. Durante la planificación del mismo piensa en las posibles cosas «malas» que puedan suceder y como lo abordarías.
- Tu equipo de trabajo debe tener conocimiento de todos los servicios que ofrecen como productora de eventos, tú nunca sabes cuando uno de ellos puede salvar la situación, como yo lo hice, yo sabía animar y solo me basto con tener un micrófono y actitud para cambiar el ambiente de ese evento.
- Aprende a gestionar el estrés y ansiedad, mantén la calma y apóyate de tu equipo de trabajo. Juntos busquen elevar el evento sin tergiversar lo planeado.
Definitivamente, este evento no salió como pensé, salió mucho mejor.
